멀티태스킹 시대에 살아남는 시간 관리법



[중 앙일보 이장직] 시간 관리법은 학교에서 아무도 가르쳐 주지 않는다. 하지만 반드시 알아두어야 한다. 정보를 이해하기 쉽게 제대로 정리하지 못한다면 아무리 해도 소용없다. 일에 치여 꾸물거리다가 제때에 못 해낸다면 아무리 뛰어난 능력의 소유자도 별 수 없다.

젊은 사람일수록 이 점을 제대로 간파해서 시간관리를 철저하게 한다. 가장 인기있는 블로그 중 하나가 생산성의 도사로 알려진 지나 트라파니가 운영하는 ‘라이프해커’(Lifehacker)다. 지나가 같은 제목으로 쓴 책은 출간되기도 전에 아마존 닷컴에서 사전 주문만으로 베스트셀러에 올랐다.

오늘날의 직장에서 자신의 존재를 돋보이게 하려면 정보 처리와 시간 관리 능력으로 승부를 걸어야 한다. 생산성 블로그 ‘43 폴더’(43 Folders)의 운영자인 멀린 만은 “엄청난 업무 부담에 어떻게 슬기롭게 대처하는가에 따라 승진 여부가 달려 있다”고 말한다. 직급이 올라갈수록 멀티태스킹의 필요성이 더 높아질수도 있다.

1. e-메일 체크는 정해 놓은 시간에

Basex의 최근 연구에 따르면 직장인 55%가 e-메일이 도착하자 말자 또는 도착 직후에 열어본다고 답했다.

“e-메일이 도착할 때마다 읽어보고 답장을 쓰는 것은 시간 낭비다. e-메일을 통해 즉시 연결이 된다고 해서 즉시 답장을 보내야 할 필요는 없다.” 생산성 컨설턴트사 ‘타임백 매니지먼트(TimeBack Management)’의 대표 댄 마코비츠의 말이다. “사람들이 원하는 것은 예측가능한 대답이지 즉각적인 답장은 아니다.”그러므로 사람들은 답장을 얼마나 기다려야 하는지 알기 때문에 하루에 몇번씩만 e-메일에 답장을 보내면 된다.

2. 멀티태스킹은 나쁜 것이라는 것을 인정하라

TV를 보면서 메시지를 보내고 동시에 숙제를 하면서 자라나지 않은 세대들에겐 멀티태스킹, 즉 동시에 여러가지 일을 한꺼번에 하는 것은 죽을 맛이다. 하지만 멀티태스킹으로 생산성이 저하되는 것은 나이와 상관 없다. “20대가 멀티태스킹 때문에 주눅드는 일은 덜하겠지만 생산력 저하는 불을 보듯 뻔하다”고 트라파니는 말한다. 그러므로 멀티태스킹은 최소한으로 줄여라. ‘Creating Passionate Users’의 캐시 시에라는 여러가지 일을 한꺼번에 하지 않도록 항상 조심해야 한다고 조언한다. 멀티태스킹은 껌 씹으면서 걷는 것을 말하는 게 아니다. 음악을 들으면서 공부하는 것과도 다르다. 대뇌의 전혀 다른 부분을 사용해야 하는 두 가지 활동을 동시에 하는 것을 말한다. 두 가지 일 사이를 왔다갔다 하면서 오히려 시간 손실을 초래할 수도 있다. A라는 일을 하는데 10분이 걸리고 B라는 일을 하는데 5분이 걸리면, 따로 할 때 15분이 걸린다. 하지만 멀티태스킹 할 때는 20분이 걸릴지도 모른다. 두 일 사이를 왔다갔다 하면서 발생하는 시간 손실이다.

3. 가장 중요한 일, 가장 하기 싫은 일을 먼저하라

트라파니는 아침에 출근해 책상에 앉자 말자 e-메일을 체크하기 전에 가장 먼저해야 할 중요한 일에 1시간 정도 투자한다. 1시간 내에 모두 끝낼 수 없더라도 이것은 매우 훌륭한 생각이다. 왜냐하면 일단 일을 시작해놓고 나면 언제든지 쉽게 다시 시작할 수 있기 때문이다. 출근하기 전날 밤 내일 아침에 무슨 일부터 할까 생각해 둔다면 훨씬 효과적이 방법이다. 자리에 앉는 순간 이미 오늘의 가장 중요한 일이 무엇인지 알고 있기 때문이다. 가장 중요한 일이 가장 힘들고 하기 싫은 일일 수도 있다. 전화걸고 e-메일 답장하고 커피 마시는 것은 언제든지 할 수 있는 일이다. 어린 아이에게 먼저 방을 치우고 나면 TV를 보도록 해주겠다고 하면 방이 깨끗해지는데, 반대로 TV를 본 다음 방을 청소하라고 하면 방은 절대로 치우지 않는다. 디저트를 맨 먼저 먹고 나면 다른 음식은 손에 대기도 싫다.

4. 멀티태스킹이 불가피하다면 하나는 매우 중요한 것, 하나는 덜 중요한 것을 골라라

둘 다 매우 중요하고 시급한 일을 동시에 한다는 것은 불가능하다. 가령 시장 분석을 하면서 온라인 장터에서 새로 살 스피커를 알아보는 것은 가능하다. 시장 분석(중요한 것)과 스피커 구매(덜 중요한 것)를 동시에 할 수 있는 것은 후자는 전자에 비해 사고 능력과 노력이 덜 필요하기 때문이다.

5. 자주 방문하는 홈페이지 주소를 가지런히 정리하라

del.icio.us 같은 북마크 서비스를 이용하라. 홈페이지 검색을 쉽게 할 수 있다.

6. 업무 능력이 최고도에 달하는 시간대를 파악하라

산업 디자이너 제프 빈은 업무 관련 컨설팅을 한다. 따라서 하루 중 언제든지 가능하다. 그래도 그는 “가장 생산성이 높은 오전 시간대에 일을 집중시키려고 노력한다”고 말한다. 사람마다 업무 효율이 높은 시간대가 다르다. 일정 기간 동안 업무 능력을 언제 가장 유심히 살펴본 다음 가장 좋은 시간대에 가장 중요한 일을 하라.


7. 자판 두드리기에 대해 생각해보라

하루종일 컴퓨터 앞에 앉아있다면 자판 두드리는 게 업무 효율과 직결된다. 가령 자판을 몇번 두드리면 구글 검색으로 연결되는가. 세번만 쳐도 된다면 검색 때마다 10초씩 절약하게 된다. 10초가 쌓이면 엄청난 시간이다.

8. 일을 쉽게 시작할 수 있도록 만들라

프로젝트를 마무리하는 데는 문제가 없다. 시작하는 게 문제다. 작은 덩어리로 일을 쪼개면 시작하기도 쉽고 일에 압도당할 필요도 없다.

9. 날마다 업무 리스트를 만들라

무엇을 해야 할지 모르는 상태에서 어떻게 시간 관리를 한다는 말인가? 어떤 사람은 이 업무 리스트를 손으로 써서 업무가 완성될 때까지 매번 확인한다. 또 다른 사람들은 업무 내용을 잘게 쪼개어 정리하는 소프트웨어를 사용한다.

10. e-메일 수신함은 즉시 비워라

멀린 만은 “직업 세계에서 가장 탁월한 능력 중 하나가 정보를 빨리 처리하고 이를 행동으로 옮기는 능력”이라고 말한다. e-메일은 받자말자 폴더로 정리하고 메시지를 읽어보고 좀더 생각해야 할 필요가 있으면 보류 목록으로 옮겨두라. 참고용이라면 프린트하고 회의에 관한 것이면 일정표(캘린더)에 적어두고 지워버려라. 젊은 사람들이 정말 뛰어난 것은 한번만에 일을 처리한다는 것이다. 젊은이들은 e-메일 수신함을 이리저리 훑어보는 일이 없다. e-메일을 읽는 순간 지우든지 답장을 보내든지 폴더에 보관하든지 적절한 조치를 취하라. e-메일을 읽고 쓰는 것보다 더 중요한 일이 많다.

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